Архивариусы играют ключевую роль в организациях, где осуществляется документооборот. В этом разделе расскажем, как они управляют архивами, какие задачи выполняют, как можно освоить эту профессию и какие имеются плюсы и минусы этой специальности.
Архивариус: что это за профессия, средняя зарплата, где учиться
Документооборот является важнейшим процессом в различных областях деятельности. Именно в документах фиксируются основные аспекты функционирования предприятий и компаний: виды их деятельности, структуру управления, финансовые показатели и так далее. Поэтому спрос на специалистов, работающих с документами, возникает в любой организации. Сегодня мы сосредоточим внимание на одной из таких специальностей – архивариуса, и обсудим, каков уровень зарплаты в данной сфере.
Чтобы узнать больше о других интересных профессиях, подписывайтесь на наш телеграм-канал. Эта информация может оказаться полезной для вас в выборе направления последующего обучения после окончания школы. Если вас интересуют выгодные предложения от нашего сервиса, также присоединяйтесь к нашей акционной группе.
Профессия архивариус: описание профессии
Давайте рассмотрим, чем конкретно занимается архивариус, и выделим его основные плюсы и минусы.
Чем занимается архивист и какими качествами он должен обладать
Архивариус, также называемый архивистом, — это специалист, ответственный за систематизацию и хранение документов, которые уже выполнили свою функцию и требуют дальнейшего хранения. Это может быть не только бумажная документация, но и аудио- и видеофайлы, хранящиеся на различных носителях.
Содержание и виды архивных документов зависят от специфики учреждения, которому принадлежит архив. Например, в учебных заведениях в основном хранятся аттестаты и дипломы, в судах — приговоры, а в ЗАГСах — своды данных о рождении, смерти и зарегистрированных браках. В архивах крупных компаний можно найти приказы, распоряжения, протоколы собраний и прочие важные документы.
В Государственном архиве Российской Федерации хранятся документы высших органов всех ветвей власти — законодательной, исполнительной и судебной. Здесь сосредоточено более шести миллионов дел, и большая их часть доступна на специализированном сайте.
Когда документ поступает в архив, архивариус обязан:
- Занести данные о документе в специальную базу, может быть как электронной, так и бумажной.
- Определить его тип и категорию.
- Выбрать место хранения документа.
Если поступает запрос на информацию из данного документа, архивариус должен оперативно его найти и предоставить запрашиваемые данные или сделать копию.
Работа с большими объемами данных требует наличия определенных качеств. Ниже приведен список основных в них:
- Умения в области документооборота;
- Системное мышление;
- Хорошая память;
- Аккуратность;
- Внимательность к деталям;
- Организованность;
- Терпение;
- Усидчивость.
Кстати, для наших читателей в настоящее время действует специальная скидка 10% на любой вид работы.
Плюсы и минусы профессии
В любой профессии, включая работу архивариуса, существуют свои преимущества и недостатки.
| Плюсы | Минусы |
|---|---|
| Лёгкий вход: профессия доступна для быстрого освоения. | Низкий уровень заработной платы. |
| Комфортные условия труда. | Рутинная, однообразная работа. |
| Умеренная загруженность, отсутствие стресса при работе. | Недостаток возможностей для карьерного роста. |
Эта профессия подходит людям, которые не ориентированы на высокий доход и предпочитают стабильную работу с равномерным темпом без ярко выраженных стрессов и частого общения с другими людьми.
Профессия архивариуса
Специалисты данной области работают в основном в органах местного самоуправления и государственных учреждениях, однако их также активно привлекают на предприятиях и в частных компаниях.
Архивариус — это должностное лицо, которое отвечает за сохранность документов в архиве, их учет и своевременное уничтожение после окончания установленного срока хранения согласно действующему законодательству.
Чем занимается архивариус?
Обязанности архивариуса зависят от специфики его работы в той или иной компании. Тем не менее, существуют основные функции, которые актуальны для большинства организаций:
- Вывод из текущего документооборота и прием в архив документов, требующих длительного хранения;
- Корректное оформление входящих и исходящих документов;
- Формирование дел, ведение их описей и размещение на специализированных стеллажах;
- Выдача справок из архива;
- Контроль за соблюдением норм безопасности, включая световой и противопожарный режимы, для хранения документации в архиве;
- Участие в комиссиях, занимающихся списанием и уничтожением дел, которые не подлежат обязательному хранению.
Для успешного выполнения профессии архивариус необходимо проявлять аккуратность, ответственность и педантичность в работе с документами. Если данные качества вам присущи, работа архивариусом может оказаться вам по душе.
Кто такой архивариус?
Архивариус — это специалист, который отвечает за сохранение документации в организации. Он организует, систематизирует, хранит и оформляет документы в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации и внутренними нормами организации, а также отвечает за их уничтожение по истечении установленных сроков хранения.
Архивариусы востребованы во всех сферах, где существует документооборот. Эта профессия идеально подходит для аккуратных, ответственных и терпеливых людей.
Обязанности архивариуса
- Прием, регистрация и оформление поступивших в архив документов;
- Формирование дел, составление описи и ведение учета;
- Обеспечение удобного и быстрого доступа к документам;
- Контроль за состоянием документов и условиями, в которых они хранятся;
- Выдача архивных справок;
- Подготовка актов для передачи документов на государственное хранение;
- Участие в экспертизе научной и практической ценности архивных документов;
- Участие в комиссиях, занимающихся списанием и уничтожением документов, не подлежащих обязательному хранению;
- Работа с копировальными аппаратами и компьютерными программами для создания и редактирования документов.
Стать архивариусом можно, получив образование в вузе, колледже или на курсах дополнительного образования. Первые два варианта подойдут тем, кто только что закончил школу и готов инвестировать время в длительное обучение, в то время как курсы смогут удовлетворить потребности тех, кто уже имеет квалификацию и хочет быстро изменить или дополнить свою профессию. Рассмотрим каждую из этих возможностей подробнее.
Вуз. В высших учебных заведениях России можно обучиться по специальности «Документоведение и архивоведение». Эта программа охватывает несколько профилей. Поступить возможно после 11 класса или СПО по результатам ЕГЭ. Экзамены, которые необходимо сдать, зависят от выбранного вуза и могут включать историю, русский язык и третий предмет: литературу, обществознание либо иностранный язык. Студенты изучают глубокую теоретическую базу и вместе с профильными дисциплинами проходят общеобразовательные курсы.
Колледж. В ряде колледжей и техникумов России предлагается программа «Документационное обеспечение управления и архивоведение». В колледжи поступают на конкурсной основе после 11 или 9 класса. Программы в средних специальных учебных заведениях менее углубленные, но, как правило, содержат больше практических занятий. Основной недостаток такого образования заключается в ограниченных возможностях карьерного роста, ситуация, когда человеку трудно занять руководящую позицию.
Курсы. Курсы дополнительного образования предлагают возможность получения новой специальности за несколько месяцев. Многие курсы проводятся исключительно в онлайн-формате, что позволяет обучаться из любой точки мира, совмещая занятия с работой и другими занятиями. В отличие от вузов и колледжей, программы на курсах обновляются чаще, предлагая самые актуальные и востребованные знания.
Жительница Чистополя рассказала, чем интересна работа в архиве
В нашей жизни события непрерывно сменяются друг другом. Некоторые остаются в нашей памяти на всю жизнь, в то время как другие безвозвратно исчезают. В этом контексте архивы играют уникальную роль, поскольку именно в них хранятся важнейшие источники – документы, повествующие о прошлом.
Работа с архивными документами требует особой внимательности и терпения. Эту профессию выбрала Динара Сайфулина, которая уже 15 лет трудится в архивном отделе.
Динара решила стать архивистом еще во время учебы в казанском лицее.
Однажды подруга предложила мне попробовать учиться по направлению архивоведения и делопроизводства, и я согласилась. После окончания лицея я поступила в Казанский филиал Российского государственного гуманитарного университета по специальности «Историко-архивоведение», — делится Динара Сайфулина. — Обучение было для меня очень интересным. Мы получали знания от преподавателей из Казани и Москвы. После завершения университета в 2005 году я пришла работать в архивный отдел.
В чем особенности работы архивиста?
Наша работа требует терпения и внимательности. Когда работаешь с интересной информацией, это даже становится захватывающим, появляется чувство азартности. К нам часто обращаются люди за помощью в оформлении документов для земельного участка или пенсии. Находя такие данные, испытываешь удовлетворение от своего труда. В такие моменты понимаешь, что твой труд действительно нужен, он приносит пользу людям. За год мы обрабатываем около 4 тысяч запросов. На самом деле это очень интересная работа. Работая с разнообразными документами, мы можем проследить историю города и района, его предприятий и организаций, и узнать трудовые биографии отдельных людей. Мы являемся хранителями истории.
Специалистам архивного отдела приходится работать не только с документами, но и взаимодействовать с людьми. Как находите общий язык с посетителями?
Важным моментом является индивидуальный подход к каждому. Иногда на поиск нужных документов уходит много времени, и не всегда удается уложиться в отведенные сроки. В таких случаях мы просим людей отнестись с пониманием к тому, что поиски могут занять больше времени. С каждым клиентом мы работаем индивидуально. В последнее время поступает много запросов касательно работы школьников в колхозах в летнее время. Нам важно узнать больше информации, например, как звали родителей, ведь в некоторых колхозах детей не регистрировали отдельно, а вносили в ведомости родителей. К сожалению, иногда сохраняется не вся документация, и мы должны объяснять людям, что необходимо искать другие варианты решений.
Каков объем документов, хранящихся в чистопольском архиве?
По состоянию на 1 января 2020 года, в архиве хранятся 124266 единиц хранения (568 фондов), отражающих соцэкономическое и культурное развитие города и района. Из них 311 фондов постоянного хранения, 85674 единицы касаются документов по личному составу, 155 представляют собой личные документы, 146 единиц хранят фотодокументы. 57 фондов относятся к документам, имеющим государственную собственность. По объему документов наш архив занимает второе место в республике, уступая лишь исполкому Казани, и, среди других хранилищ, представляют интерес дела часового завода, которые размещены в архивном хранилище площадью 154 квадратных метра!
Кто такой архивариус и чем он занимается
Архивариус — это профессионал, работающий с документами, отвечающий за их систематизацию, сохранение и управление архивными фондами. Он обеспечивает доступ к информации и контролирует сохранность всех архивных материалов.
Обязанности архивариуса:
- Систематизация документов в архиве;
- Организация документооборота в учреждении, контроль за движением и хранением документов;
- Категоризация документов в зависимости от их типа, содержания и значимости;
- Инвентаризация архивного фонда, составление перечней и описей;
- Подготовка материалов к архивному хранению;
- Реставрация поврежденных или изношенных документов;
- Цифровизация архивного контента;
- Контроль за сохранностью и состоянием документов.
Какое образование нужно для работы архивариусом
Получить работу архивариуса в некоторых учреждениях возможно и без специального образования; иногда должностных лиц обучают уже непосредственно на месте. Тем не менее, для того чтобы иметь конкурентное преимущество на рынке труда и повысить шансы на карьерный рост в будущем, стоит задуматься о получении профильного образования. Стать архивариусом можно в вузах, колледжах и пройти курсы профпереподготовки.
Вуз. В российских вузах студентов обучают по специальности «Документоведение и архивоведение» с различными профилями. Поступить можно после 11 класса или колледжа по результатам ЕГЭ. Обучение, как правило, длится от 4 лет. Студенты получают глубокое теоретическое обучение, но практики в вузах часто недостаточно.
Колледж. На базе некоторых средних специальных учебных заведений в России также предлагается программа «Документационное обеспечение управления и архивоведение». В колледжи и техникумы можно поступать уже после 9 класса. Длительность учебного процесса варьируется от 2 лет и 10 месяцев до 4 лет. В колледжах практической составляющей обычно больше, однако содержание программы не такое глубокое, как в вузах. Важно отметить, что даже в колледжах также присутствуют общеобразовательные предметы.
Курсы. Программы для профессиональной переподготовки и дополнительного образования предоставляют возможность стать архивариусом в течение 3–4 месяцев. Курсы ориентированы на практическое обучение и содержат актуальную информацию, необходимую в профессии. Современные возможности предлагают обучение в удаленном формате, что позволяет заниматься из любого региона и сочетать учебу с работой.
Где можно учиться на архивариуса
Освоить профессию архивариуса можно на дистанционном* курсе в нашей Академии — Архивариус (340 ч.). Обучение проходит на специальной образовательной платформе. Вы будете изучать лекции, выполнять тесты и практические задания, что поможет закрепить полученные знания и углубить понимание профессии. Наши преподаватели проверяют выполненные задания, оказывают помощь в освоении сложных тем, а также проводят онлайн-вебинары, расписание которых будет доступно в вашем личном кабинете.
