В каждом электронном сообщении приложения оформляются как ссылки. Эти ссылки должны иметь названия, которые точно отражают содержание информации, представленное в соответствующем приложении.
Подпись в конце письма С уважением, …: правила написания, примеры и синонимы
Официально-деловая переписка требует строгого соблюдения определённой структуры. Подпись, начинающаяся с оборота С уважением,…, знаменует завершение документа. Данная конструкция обладает своими особенностями написания, а также правилами расстановки знаков препинания.
Особенности употребления выражения
Фраза С уважением, … считается стилистическим маркером в официально-деловом письме. Она применима как в внешней переписке, так и во внутренней. Это выражение уместно как в обращении к конкретному лицу, так и к группе людей. Оно актуально для различных видов документов, таких как:
- информационное письмо;
- запрос;
- пресс-релиз;
- приказ;
- распоряжение;
- служебная записка и другие.
Иногда выражение ошибочно воспринимается только как признак вежливости. Однако следует понимать, что С уважением, … — это стандартная форма подписания, обязательная по правилам деловой переписки. Примером может служить такое информационное письмо:
Довожу до вашего сведения, что в период с 14.09.2022 по 28.09.2022 будет проводиться внутренняя проверка соблюдения норм пожарной безопасности.
С уважением,
Эксперт промышленной безопасности
Обычно эта фраза расположена в конце письма и предшествует обращению, основной части текста и заключительной части. Например, запрос может быть сформулирован следующим образом:
Уважаемый Петр Маркович!
ООО Чайный лист заинтересовано в покупке холодильного оборудования у ОАО Красный бархат. Просим предоставить прайс-лист и образцы продукции.С уважением,
Генеральный директор ООО Чайный лист
В некоторых случаях подпись может находиться в середине текста. Это возможно, если имеются постскриптумы или приложения, сообщающие дополнительную информацию, не относящуюся напрямую к основной теме письма:
Информируем о необходимости погасить задолженность перед ЧТУП Адриатика в срок до 14.09.2022 года.
С уважением,
Заместитель директора ЧТУП Адриатика
P.S. Сообщаем о получении поставки оборудования.
Важно помнить о соблюдении принципов официально-делового стиля: в распоряжениях и деловых письмах следует поддерживать чёткую структуру.
Почему это важно
Подпись является такой же неотъемлемой частью письма, как тема, основной текст и любые вложения. Все эти элементы влияют на общее восприятие письма, формируют конкретную атмосферу и определённым образом характеризуют отправителя. Плохо составленная подпись может испортить общее впечатление от работы над внимательно написанным сообщением, поэтому на неё следует уделять не меньшее внимание, чем на содержание самого письма.
- Подпись должна быть на языке ваших адресатов
Если вы пишете на английском, соответственно подпись должна быть на английском. Если письмо на русском, следовательно, подпись также на русском. Избегайте использования английских фраз, таких как Best regards или указания должности в формате Senior Java Developer в русскоязычной переписке. - Сначала имя, потом фамилия
Формат, при котором сначала обозначается фамилия, а затем имя, считается весьма официальным. Складывается чувство, что к этому недостаёт и отчеств. Имя пишите так, как вас принято называть. Внимательные собеседники будут обращаться к вам именно так, как указано: Света, Даниил, Ася, Маргарет, Митя, Наталия. (см. Не ошибаться в именах) - В подписи не должно быть очевидного
Не следует писать, что mike.ozornin@gmail.com является адресом электронной почты; знак @ уже достаточно явно указывает, что это электронный почтовый адрес. В целом, сами электронные адреса в подписи избыточны, так как они уже видны адресату.
Если веб-сайт находится на том же домене, что и электронная почта, то и его тоже можно не указывать. Ваши читатели не глупы и прекрасно поймут, что у компании с почтой mozornin@ptsecurity.com веб-сайт будет ptsecurity.com. В некоторых организациях принято перечислять все доступа к сайтам в подписи сотрудников, чего следует избегать.
Если информация о сайте явно необходима, то необходимо убрать http:// и www из ссылки. - Телефон — только личный
Если вы указываете номер телефона, делайте это только для мобильного или городского номера с добавочным. Общий номер компании лучше вообще не упоминать.
Факс также лучше не указывать. - Без С уважением
Ваши адресаты ощущают, что вставка С уважением в подпись каждого письма теряет смысл и не несёт в себе ничего, что действительно свидетельствовало бы о уважении. Вместо этого лучше проявить настоящее уважение через содержание письма: сформулируйте ясную тему, напишите краткое и структурированное сообщение, донесите информацию, прикрепите все необходимые ссылки и файлы, а также укажите, что именно вы хотите от получателя. - Указывать понятную должность
Хотя часто в подпись вносят должность отправителя, это не является проблемой само по себе. Однако иногда должность слишком абстрактна: например, специалист, инженер, оператор. В этом случае в целях большей понятности лучше дополнить официальную должность конкретной ролью: Старший специалист → Старший инженер поддержки, Менеджер продукта → Менеджер Яндекс-карт. - Не указывать и должность, и отдел
Старайтесь избегать ненужного увеличения подписи и упоминать лишь одно: или должность, или отдел. Часто можно объединить название отдела и должность: вместо длинного Отдел технологий разработки + инженер лучше написать devops-инженер. - Не нужно писать всю оргструктуру
Если вам необходимо указать отдел, не следует перечислять всю организационную структуру до своего отдела:
Группа разработки систем машинного обучения
Отдел перспективных технологий
Департамент исследований и разработки - Не нужно рекламы почтовых программ и устройств
Подпись является частью вашего сообщения, не оставляйте в ней фразы типа Отправлено с моего айфона или Отправлено из AquaMail для Андроида
http://www.aqua-mail.com.
На самом деле, продакт-менеджеры мобильных почтовых приложений улучшают свои метрики и зарабатывают премии за счёт ваших писем и ваших читателей. Для читателей подобная подпись может показаться либо хвастовством, выражающим мысль «Смотри, у меня новый айфон», либо как признак неуважения «Мне лень потратить минуту на настройку подписи».
Ссылки в тему
В вопросах оформления подписей к письмам существует множество мифов и плохих традиций. Я собрал для вас несколько авторитетных мнений по поводу подписей:
| alpinabook.ru/catalog/marketing/469181 | Новые правила деловой переписки |
| ksoftware.livejournal.com/318907.html | Коля Товеровский распускает слухи о подписи в Додо-пицце |
| bureau.ru/bb/soviet/20110330 | Совет Ильи Бирмана о подписях |
| tema.livejournal.com/2684019.html | Культура электронного письма: 10 заповедей, среди которых есть советы по подписям. |
Общие правила деловой переписки
Корректное оформление деловой переписки является важнейшей составляющей успешного ведения бизнеса. Письмо или электронное сообщение — это официальный документ, и, следовательно, оно должно быть оформлено согласно всем правилам.
Адресность
При составлении делового письма имеет смысл адресовать его не просто в отдел, который отвечает за что-то, а конкретному тому, кто возглавляет отдел, проект или подразделение. Однако не стоит использовать фамильярные обращения, начиная с фразы ‘Дорогой Иван Степанович’. Лучше заменить это на более формальное ‘Уважаемый’ или начать вежливо с приветствия ‘Добрый день, Сергей Витальевич.’
Краткость
Краткость — сестра таланта, поэтому в деловой переписке важно избегать:
- сложных и витиеватых фраз;
- излишних эпитетов;
- вводных конструкций и эмоциональных обращений;
- причастных оборотов и причастий.
Для тех, кому сложно удовлетворить эти требования, в интернете много образцов деловых писем, которые могут служить хорошим ориентиром.
Ясность
При написании деловых писем или электронных сообщений необходимо стремиться к конкретике. Используйте простой и доступный язык. Определите цель вашего послания и изложите её таким образом, чтобы получатель с лёгкостью её понял. Обратите внимание на четкую структуру и оформление текста: применяйте разделение на абзацы, заголовки и списки для повышенной читаемости.
Не забывайте указывать тему вашего электронного сообщения. Она — первое, на что обратит внимание адресат. В ряде случаев именно она решит, будет ли ваше письмо прочитано.
Зацепки
Если ваше письмо имеет коммерческую направленность, важно заинтересовать собеседника. Простейший способ сделать это — кратко изложить выгоды и преимущества вашей потенциальной коммуникации. Все возможные положительные аспекты должны быть представлены ясным и доступным языком.
Особенности оформления
Деловая переписка допускает три основных варианта обращения:
- во множественном числе от первого лица – ‘Рекомендуем посетить’;
- в единственном числе от первого лица – ‘Прошу рассмотреть’;
- в единственном числе от третьего лица – ‘Наша компания предлагает’.
Обращение на ‘ты’ строго недопустимо ни при каких обстоятельствах. Если письмо составлено от имени юридического лица, вы должны использовать третью форму обращения (единственное число, третье лицо). В случае письма физического лица уместнее применять вторую форму (единственное число, первое лицо).
История переписки: сохранять или нет?
Если заявленный вопрос в письме требует длительного обсуждения, то возникает история переписки — текст всех предыдущих писем оказывается в новых сообщениях. Здесь становится актуальным вопрос: стоит ли оставлять историю переписки или лучше её удалить?
Удаление истории даст возможность сделать письмо более опрятным: в нём останутся лишь важные цитаты из старых писем. Это допустимо, если все участники переписки понимают ранее достигнутые соглашения и информация из старых сообщений уже не требуется. С другой стороны, если история переписки сохранена, новые участники смогут быстро войти в курс дела.
Обе опции подходят. Важно лишь одно — удобно ли это получателю.
В нашем примере переписка начинается между Натальей и Сергеем, где Наталья даёт задание с полными деталями. Когда в обсуждение добавляется Мария, если удалить всю историю, ей придётся переспрашивать.
Другой вариант — удалить старые сообщения и оставить только ключевые цитаты, чтобы Марии было удобнее исполнять поручение. Получится так:
Важно помнить: каждый раз следует думать о том, что из письма может понадобиться человеку, а что является лишним. Лишние данные следует удалять, важные — оставлять. Хотя для этого потребуется дополнительное усилие, именно такие действия проявляют заботу о получателе.
Также есть ситуации, когда в переписке участвует больше двух людей. Такого рода письма очень распространены: взять на контроль замечания клиента, согласовать сроки выполнения задачи, проверить и подписать договор, обработать жалобу и т.д. В большинстве таких случаев в переписку интегрируются новые участники, которым необходимо сохранить контекст. Если в переписках оставить отдельные цитаты, новые участники не поймут сути обсуждения и им придётся переспрашивать. Это будет напоминать ситуацию в службе поддержки банка, где ваш вопрос решается разными специалистами, и каждому требуется рассказывать всё заново.
В рассматриваемом примере клиент заказывает определённые товары. В переписку вовлекаются разные новые лица. Заказ принимается Светланой, которая выясняет основные детали и затем подключает технолога Дмитрия, а потом к обсуждению подключается менеджер по закупкам София.
На стадии, когда к переписке подключается София, они уже обсудили методы нанесения, ценовые предложения и ожидания клиента. Если удалить историю, ей придётся потом повторять детали. Если сохранить полную переписку, Софии будет сложно найти необходимую ей информацию среди всего текстового объёма.
Наилучший вариант — оставить только ту информацию, которая нужна Софии для выполнения её задач.
В следующий раз мы поговорим о том, как составить действительно вежливое письмо.
С ПРОПИСНОЙ ИЛИ СО СТРОЧНОЙ БУКВЫ ПИСАТЬ НАЗВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ?
С заглавной буквы пишутся:
• первое слово и имена собственные в названиях законодательных актов Российской Федерации и её субъектов, различных международных соглашений и договоров, а также документов, принятых конгрессами, совещаниями международных организаций и учреждений. Например:
Конституция Российской Федерации
Налоговый кодекс Российской Федерации
Федеральный конституционный закон Наименование закона
Указ Президента Российской Федерации от дата Название
Конвенция по вопросам гражданского процесса от 1 марта 1954 года.
Договор о дружбе, сотрудничестве и взаимной помощи
• названия документа, являющегося частью заголовка. Например:
Положение о Министерстве науки и высшего образования
Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях
Программа государственных гарантий бесплатного оказания гражданам медицинской помощи на 2018 год и на плановый период 2019 и 2020 годов
• названия документов (и понятий), упоминаемые при повторных ссылках в многостраничных документах при условии предварительного уточнения. Например:
| Программа государственных гарантий бесплатного оказания гражданам медицинской помощи на 2018 год и на плановый период 2019 и 2020 годов (далее – Программа). |
Со строчной буквы пишутся:
• названия проектов законодательных актов. Например:
проект федерального закона…
проект указа Президента Российской Федерации О…
• названия документов, содержащих заголовок, заключённый в кавычки и не относящихся к вышеуказанным категориям. Например:
| постановление Правительства Российской Федерации от 12.11.2016 № 1156 Об обращении с твердыми коммунальными отходами и внесении изменения в постановление Правительства Российской Федерации от 25 августа 2008 года № 641 |
• если предшествующее название документа является сложным прилагательным, образованным от названий стран, заключивших данное соглашение или договор. Например:
| российско-испанский Договор о сотрудничестве в области усыновления (удочерения) детей |
Предположим, вы прочитали данную статью, ознакомились с необходимыми справочниками и пособиями, и документы, составленные вами, значительно улучшились. Когда вам попадётся документ с ошибками, вы сразу заметите это и, возможно, почувствуете неприязнь к такому безграмотному тексту. Как предотвратить последствия безграмотности в вашей организации? – зададитесь вопросом. Выход существует: внесите требования к оформлению документов в инструкцию по делопроизводству.
Инструкция по делопроизводству — это организационно-нормативный документ, который устанавливает общие правила создания, согласования, утверждения и оформления документов в организации.
Инструкция по делопроизводству представляет собой достаточно объёмный и сложный документ, который создаётся с учётом правил русского языка и требований государственных и отраслевых стандартов. На его подготовку может уйти много времени и усилий, особенно если эта работа для вас новая. Ещё стоит отметить, что наличие инструкции по делопроизводству в организации не является обязательным.
По созданию инструкции существует множество статей и рекомендаций. Однако я бы хотел обратить внимание на несколько важных моментов:
1. Основной нормативный документ для разработки инструкции по делопроизводству – ГОСТ Р 7.0.97-2016 – является рекомендательным, в то время как правила русского языка обязательны к исполнению. Поэтому, прежде всего, следует опираться на правила русского языка, а затем накладывать на них требования данного ГОСТа.
2. Поскольку ГОСТ Р 7.0.97-2016 имеет рекомендательный характер, вы можете позволить себе небольшие отклонения от его требований, если этого требует ситуация. Например, можно выбрать удобный именно для вас стиль записи дат в текстах документов, а также размер и тип шрифта, который соответствует критериям данного ГОСТа.
3. Не обязательно описывать в инструкции по делопроизводству все детали оформления документов. Достаточно общих рекомендаций, на которые обращает внимание ГОСТ Р 7.0.97-2016. При этом возможно подробное описание специфических моментов, присущих вашей организации, особенно если эти моменты не были охвачены в ГОСТе.
4. ГОСТ Р 7.0.97-2016 это не единственный нормативный акт, который следует учитывать при разработке инструкции по делопроизводству. Необходимо проделать исследование и собрать достоверную информацию из других источников.
5. Инструкция по делопроизводству должна быть утверждена приказом в организации и обязательно соблюдаться всеми подразделениями и их работниками. Это значит, что наличие должным образом оформленной и утверждённой инструкции даёт вам законные основания делать замечания и возвращать документы авторам на доработку. А по отношению к особо нерадивым сотрудникам стоит составлять докладные записки.
В инструкцию по делопроизводству следует включить следующие пункты:
1. Правила написания названий структурных подразделений организации, а именно, какие слова следует писать с заглавной буквы, а какие — со строчной, а также краткие формы их наименования. Например:
2. Правила написания должностей работников организаций. Например:
Наименование должностей работников ОАО ЭСПЗ, которые пишутся с прописной буквы.
