Для планирования рабочего дня можно использовать альпийский метод, который включает следующие пять шагов, основанных на основных принципах и правилах планирования рабочего дня (этот метод также можно использовать для составления недельного расписания):
Планирование рабочего дня руководителя секретарем кратко
Как я могу вам помочь, у меня посылка из Англии, но таможня не пропускает меня, нет никаких объяснений, что мне делать?
Здравствуйте, мне обещали выплату за раннюю беременность с 1 декабря, но я не получила никакой выплаты, гинеколог….
Формы 1 и 2 являются обязательными декларациями и обязательны для всех. Их используют компании, некоммерческие организации и даже небольшие…
Поскольку форма годовой декларации за последний год не изменилась, данные за 2020 год можно подать с…
Отчет 3-Inform отправляется в Статистическое управление каждый год. Форма отчетности также обновляется каждый год. Начиная с годовой отчетности за 2021 год, вы должны будете заполнить новую форму…
Помимо баланса, когда общество с ограниченной ответственностью ликвидируется по упрощенной системе налогообложения в 2022 году, есть и другие отчеты, которые обязательно нужно отправить в ИФНС. Отправить…
У меня следующий вопрос, могу ли я получить выплату за 2020 год, так как у меня был nqvi с положительным тестом пцр, но…
Здравствуйте, подскажите пожалуйста, куда обращаться, если пенсионный фонд не учитывает весь стаж?
Я заболела) собрала подтверждающие документы для выплаты, но комиссия отказалась принимать документы, так как мазок подтверждающий заболевание не ПЦР, а…
Перед закрытием четвертого квартала на счетах 2022 года компания должна отчитаться о результатах третьего и иногда …
Предлагаем вам составить собственный график отчетности за третий квартал 2022 года, используя наш календарь для бухгалтера. Выбирайте только …
Наверное, недаром Трудовой кодекс не предусматривает календарных выходных в апреле. Как раз в это время граждане …
В декларацию по налогу на имущество добавлен раздел 4, в котором приводится информация о среднегодовой стоимости движимого имущества, зарегистрированного в земельном рег…
Поскольку на практике не вызывает споров вопрос о том, должна ли компания составлять положение о персональных данных работников…
Перевод пенсии через Госуслуг из Москвы в Москву.пенсия приходит а выплаты на прожиточный минимум нет.куда обращаться?
Здравствуйте. 16.03.2022 у меня был анализ мазка на ковид, 17.03.2022 я ушла в декрет, 18.03.2022 пришла…
Менеджер должен ставить цели, распределять задачи, время и ресурсы. Умение управлять своим временем и временем всей команды — это навык, который ценится наравне с другими профессиональными навыками. В этой статье мы представляем методы и правила эффективного планирования рабочего дня.
Что такое тайм-менеджмент и зачем он нужен руководителю
Тайм-менеджмент — это планирование и контроль своего времени, наличие четкого плана действий для более эффективной работы.
Менеджеры часто работают в условиях многозадачности. Из-за неправильной расстановки приоритетов, времени и энергии эта работа может быть изнурительной. Результатом является эмоциональное выгорание, физическая усталость и снижение производительности. Техники управления временем помогут вам получить максимальную отдачу от своей работы в кратчайшие сроки. Речь идет не о спешке, а о структурировании вашего дня. Когда у вас перед глазами все планы, вы меньше суетитесь и не тратите время впустую.
Если вы тщательно планируете каждый шаг и придерживаетесь своего расписания, вы будете успевать быстрее. Это происходит потому, что планирование способствует дисциплине и точности. Менеджер, заботящийся о времени:
Делает все вовремя и без суеты,
отделяет работу от отдыха,
не опаздывает и не пропускает важные встречи.
Как планировать руководителю рабочий день
Тайм-менеджмент — это набор специальных инструментов для более эффективного управления временем, чтобы успевать делать больше за минимальное количество рабочих часов. С помощью методов управления временем вы можете распределить задачи так, чтобы выполнить большинство из них в запланированные сроки и не застрять. Искусство управления временем заинтересовало менеджеров со второй половины двадцатого века, когда Джеймс Маккей опубликовал книгу под названием «Управление временем». Благодаря этой книге термин получил широкое распространение и стал самостоятельной дисциплиной в сегодняшней «ускоренной жизни». Работа менеджера подразумевает множество обязанностей, что означает, что многие задачи должны выполняться быстро и часто одновременно. Постоянная многозадачность, неправильная расстановка приоритетов и неумение пользоваться достижениями науки приводят к эмоциональному выгоранию руководителя, физической и умственной усталости и снижению продуктивности не только руководителя, но и всей команды. Ошибки и методы правильного управления временем более подробно рассматриваются в нашем авторском тренинге по тайм-менеджменту для того, чтобы
- избежать ошибок и прийти к цели в более короткий.
- сохранять точность и пунктуальность
- выполнять задачи эффективно и без спешки
- уделять время и работе, и восстановлению сил.
Тайм-менеджмент руководителя: в чем причины сбоя
В современном мире многие руководители чувствуют нехватку времени и не могут найти качественные решения запланированных задач. Можно очень постараться успеть сделать много дел за рабочий день, но увеличить количество часов в сутках невозможно. Постоянное переутомление тоже не выход, так как оно быстро приводит к хронической усталости, а впоследствии к выгоранию и потере всякой концентрации. Основные причины нехватки времени:
- Суета — это черта, которая преимущественно проявляется у личностей с импульсивным характером
- Отсутствие плана. Некоторые неопытные руководители считают, что без плана они сами «раскидаются» с любыми задачами и как следствие получается скопление недоделанных задач.
- Демотивация время от времени проявляется у любого человека, который стремится к осуществлению крупных планов. Но, если она начинает быть постоянной, то долго сохранить внутренний покой не получится.
- Страх, что никто лучше меня не справится и от этого появляется «мандраж» делегировать часть поручений или поделиться полномочиями, чтобы найти время для более важной работы.
- Энергия. Авральная динамика на рабочем месте способна сломить даже самого «стойкого» директора. Нужно вводить в практику передышки во время рабочего дня и двигательную активность, что является залогом сохранения бодрого самочувствия без которого невозможно продуктивная деятельность.
Важным элементом тайм-менеджмента для любого руководителя является помощь сотрудников, которые готовы его поддерживать и выполнять указания. Для этого необходима сплоченная и мотивированная команда. Ознакомьтесь и примените мою уникальную методику создания команды.
Как правильно планировать рабочее время руководителю
Соберите важные советы, которые повысят личную эффективность:
- Начинайте день без спешки, чтобы не тратить лишние силы и нервы.
- Вставайте в одно и то же время. Это дисциплинирует и хорошо сказывается на самочувствии. Когда биологические часы постоянно сбиваются, организм истощается. Это резко снижает рабочий настрой.
- Группируйте задачи. Например: новые, важные, непредвиденные. Для наглядности выделяйте категории цветом или символом.
- Разграничьте время работы с коллективом, выполнения должностных функций и отдыха. Иначе придется постоянно переключать внимание — это утомляет.
- Каждой задаче отведите определенное время. Четкие сроки мотивируют, помогают справляться с прокрастинацией.
- Используйте правило Парето. Только 20% тяжелой работы дают 80% результатов. Поэтому не стоит целый день работать на максимуме возможностей. Определите, какие задачи приносят больше пользы и сосредоточьтесь на них.
- Выберите идеальный промежуток для всех важных переговоров и совещаний. Так вы не будете забывать о назначенных встречах и опаздывать.
- Предусмотрите перерыв, чтобы расслабиться, отвлечься, найти силы для нового рывка.
- Полезно используйте свободное время. Умейте переключаться, уделять время тому, что приносит удовольствие и развивает вас: изучение языков, спорт, чтение, прогулки на свежем воздухе.
- Не перегружайте себя, не берите дополнительные функции и обязательства. Часть задач делегируйте заместителям или другим компетентным сотрудникам.
- В конце рабочего дня сверяйте результаты с намеченными планами. Разберите и скорректируйте будущие задачи. То, что было актуально вчера, сегодня может быть не приоритетным.
Методы планирования времени
Существует более 20 техник управления временем. Некоторые из них противоположны друг другу. Например, техника «поедания лягушек» рекомендует решать самую сложную задачу утром, а техника «доведения дел до конца» рекомендует начинать день с небольших задач. Теперь давайте рассмотрим более конкретные техники.
Метод «Альпы»
Работу следует разбивать на отдельные задачи, следуя принципу постепенного подъема в гору.
Запланируйте 60% своего времени на запланированные задачи, а оставшиеся 40% — на незапланированные.
Придерживайтесь запланированного графика и не отклоняйтесь от него:
- Выберите из своих задач наиболее приоритетную.
- Спрогнозируйте срок выполнения.
- Выделите нужное время в графике.
- Составьте пошаговый план. Для каждой ступени определите продолжительность.
- Отмечайте выполненные пункты плана.
Основная проблема этого метода заключается в том, что трудно сделать точный прогноз и понять, сколько времени на самом деле потребуется для выполнения задачи. Поэтому устанавливайте крайний срок с небольшим запасом.
Матрица Эйзенхауэра
Этот метод был разработан Дуайтом Эйзенхауэром, одним из президентов США, который был известен своей высокой продуктивностью. Согласно его системе, дела должны быть разделены на четыре квадрата:
- Важные и срочные — сделать. Например, ответить на e-mail заказчика, купить билеты для командировки, подписать приказ. Дела этой категории нельзя откладывать, от них многое зависит.
- Важные и несрочные — распланировать. Это обязательные задачи, с которыми можно не спешить. Например, сходить на тренинг, познакомиться с новыми сотрудниками, проверить ремонтные работы в офисе.
- Неважные и срочные — делегировать. Вызвать мастера для ремонта принтера, разослать пригласительные письма партнерам или закупить канцелярию может другой сотрудник. Так у вас появится дополнительное время.
- Неважные и несрочные — удалить. Они не несут пользы и отнимают много времени. Например, просмотр соцсетей во время работы, личные разговоры и встречи.
Эта таблица — инструмент для определения приоритетов.
ABC- или АБВ-анализ
Она объединяет таблицу Эйзенхауэра и принцип Парето. Есть три группы:
- Группа приоритетных задач. Они максимально значимы для компании, потому что вносят 65% в достижение целей.
- Группа важных задач. Польза их решения и тайминг примерно 20% от общего списка. Часть этой категории можно распределить среди сотрудников.
- Группа несрочных, неважных дел. Их значимость — не более 15%.
Составьте список своих задач: Расположите их в порядке важности и обозначьте «А», «В» и «С».
Список профессиональных компетенций менеджера
- Построение маркетинговых стратегий;
- Анализ конкурентов, мониторинг рынка и ценовой ниши;
- Разрешение споров и конфликтных ситуаций;
- Использование анкетирования и тестирования для анализа целевой аудитории и качества работы;
- Выстраивание коммуникационных связей между подразделениями;
- Тайм-менеджмент.
Программа обучения состоит из 7 основных модулей: Введение в профессию, теория и практика управления продуктом, маркетинговый анализ, методы и приемы управления проектами, планирование, разработка профессиональных задач специалиста по продукту, бюджетирование.
Обучение разделено на 4 этапа:
- Изучение теории. Материал доступен на дистанционных образовательных платформах в виде презентаций и видеолекций.
- Решение практических кейсов. После пройденной темы слушатель получает домашнее задание, которое в дальнейшем используется для составления портфолио.
- Получение оценки и корректировка недочетов от тьютора. Куратор проверяет точность и качество предоставленного материала, дает рекомендации по улучшению результата.
- Защита диплома. Выполнение большого итогового проекта, в качестве дипломной работы.
Студентов сопровождает персональный куратор (менеджер по работе с клиентами), который отвечает за индивидуальную настройку и круглосуточную техническую поддержку.
В академии работает «Центр развития карьеры», который оказывает помощь в составлении резюме и портфолио бюджетных проектов, в подготовке к собеседованиям и в поиске вакансии среди предложений компаний-партнеров.
Планирование ежедневного графика менеджера и управление временем имеют решающее значение для успеха любого бизнеса. Именно поэтому менеджеры проектов востребованы во всех отраслях и сферах общественной деятельности. Без рационального управления временем трудно добиться высоких результатов, подняться по карьерной лестнице или обойти конкурентов.
Планирование рабочего времени руководителя и специалиста
Известный немецкий эксперт по менеджменту Л. Зайверт разработал свод правил составления расписания:
- Планировать рабочий день на 60%, оставляя 20% на решение непредвиденных задач и 20 % на творческую деятельность (например, повышение квалификации).
2. тщательно фиксировать и контролировать затраченное время, чтобы получить ясную картину, определить будущие потребности во времени и правильно распределить время.
3. разделите задачи на следующий период на долгосрочные, среднесрочные и краткосрочные и расставьте приоритеты действий по их выполнению.
4. всегда продолжать выполнение начатых задач.
5. составляйте гибкие планы.
6. планируйте реалистичный объем работ, исходя из возможностей команды.
7. использовать специальные бланки и карточки для планирования времени. 8.
8. автоматически переносить невыполненные задачи в планы следующего периода.
9. учитывайте в планах не только саму деятельность, но и ожидаемые результаты.
10. управлять своей рабочей нагрузкой, устанавливая точные временные рамки и планируя именно то время, которое вам действительно необходимо.
11. применять принцип самодисциплины, устанавливая точные сроки для всех видов работ.
12. расставляйте приоритеты.
Практика показывает, что основными причинами потери рабочего времени являются следующие: 1) отсутствие четкости в постановке целей и приоритетов; 2) отсутствие планирования рабочего времени или слабая организация рабочего времени; 3) низкая дисциплина подчиненных; 4) слабое руководство, неумение сотрудничать с подчиненными, коллегами, посетителями.
Планирование рабочего времени — одна из основных задач менеджера, как и планирование деятельности организации в целом. В нашей стране менеджеры еще не научились это делать и тратят на этот процесс в четыре раза меньше времени, чем их американские коллеги.
Как отмечают западные экономисты, планирование должно начинаться с четкой формулировки целей. Для этого необходимо составить список дел, которые необходимо сделать, и возможных препятствий, на преодоление которых потребуется время. На основе анализа этого списка можно скорректировать план, чтобы исключить тривиальные пункты.
Кроме того, планирование времени позволяет лидерам критически осмыслить собственные идеи и найти эффективные способы их своевременного решения, создавая некоторый резерв времени. Планирование позволяет руководителю сосредоточиться на главном, принимая во внимание сроки и время выполнения наиболее важных задач.
Планирование улучшает структуру рабочего дня и позволяет составить расписание.
Планирование и распределение рабочего времени руководителя
Автор.
В настоящее время эффективность организации во многом определяется эффективностью сотрудников в их повседневной деятельности. Очевидно, что работа в команде будет затруднена, если руководитель и его подчиненные не владеют современными приемами и методами работы и не совершенствуют свои индивидуальные методы работы.
Несомненно, готовность менеджера к успешной работе определяется знаниями, навыками, умениями и личными качествами. Однако важно распознать механизм причинно-следственных связей недостатков и проблем и найти пути повышения эффективности работы.
Управление временем менеджера имеет решающее значение для устранения недостатков в повседневной рабочей практике.
Важным шагом в создании эффективной системы управления временем руководителя является постановка как краткосрочных, так и долгосрочных целей деятельности. Управление, ориентированное на цели, не требует дополнительных усилий, поскольку оно основано на процессе планирования с указанием сроков выполнения действий или мероприятий.
Цели, поставленные руководителем, не только определяют действия, которые необходимо предпринять, но и стимулируют их выполнение. Для менеджера постановка целей означает сознательное осуществление своих действий. Постановка целей действует как движущая сила для руководителя, энергия которого исчезает только тогда, когда цель достигнута. Цели, которые ставит руководитель, должны быть таковыми:
- реалистичными и конкретными;
- ориентированными не на осуществление деятельности, а на достижение конкретного результата;
- измеримыми и ограниченными по времени конкретными сроками.
Постановка целей — это только отправная точка. Необходимо перевести цель в план действий по ее достижению. Необходимо определить важность и решить, какие цели и задачи наиболее важны, а какие могут подождать.
Необходимым условием достижения руководителем своих целей является то, что он использует свое рабочее время для осуществления деятельности, которая ведет к достижению этих целей. Многими руководителями «движет» случайность. У них нет четкой основы для принятия решений при планировании своего времени.
Последовательность их действий часто определяется внешними факторами. Причинами этого являются отсутствие хорошо организованной системы принятия решений и привычка планировать время в недостаточной пропорции к стремлению достичь целей.
Готовность лидера к эффективной работе во многом определяется практикой его повседневной деятельности, а управление временем играет решающую роль в формировании его стиля руководства.
Введение периодов планирования помогает лучше оценить общую ситуацию, способствует выделению важных моментов, повышает эффективность работы и помогает руководителю решить, как лучше использовать рабочее время.
