С 9:30 до 12:00. В этот промежуток времени следует активно работать в офисе. Важно, чтобы составленный список содержал конкретные задачи, которые необходимо выполнить в первую очередь.
Как спланировать свой день: 6 приемов, чтобы больше успевать
Планирование является ключевым аспектом, который позволяет не забывать важные вещи, соблюдать установленные сроки и, в конечном счете, снижать уровень стресса.
Тем не менее, не всегда удается разработать расписание, которое было бы удобным и простым в использовании. В данном материале рассмотрим несколько приемов, которые упростят эту задачу.
Мозг: рассылка об эмоциях и психике
Лайфхаки о том, как избежать стресса, — в вашей почте дважды в месяц. Бесплатно
Расписание с учетом хронотипа
При составлении расписания многие из нас, как правило, акцентируют внимание на дедлайнах и изначально берутся за наиболее срочные задачи. Однако автор книги «Таймхакинг. Как наука помогает нам делать все вовремя» Дэниел Пинк утверждает, что это не всегда оптимальная стратегия. Он рекомендует планировать дела с учетом биологических циркадных ритмов — циклов, связанных с дневным и ночным временем.
Исследования показывают, что в утренние часы многие люди ощущают прилив бодрости и вооружены позитивным настроением, а уровень взаимодействия с окружающими значительно лучше. Во второй половине дня положительные эмоции часто сменяются чувством усталости и апатии, однако к вечеру настроение вновь улучшается и стабилизируется до того момента, как мы отправляемся спать.
Основной причиной этих изменений является работа супрахиазматического ядра, расположенного в гипоталамусе, которое служит своеобразным «временным регулятором». Этот участок мозга отвечает за контроль цикла сна и бодрствования, а также за изменение эмоционального состояния человека в зависимости от времени суток.
Дэниел Пинк также выделяет интересное наблюдение: аналитическая способность нашего мышления достигает своего максимума в поздние утренние часы или утром до полудня. В это время мы более восприимчивы к анализу, лучше выявляем ошибки и способны решать сложные задачи. Как правило, это состояние исчезает после обеда, когда мы начинаем уставать и уровень продуктивности уменьшается. Зато во второй половине дня, когда наше внимание больше рассеяно, возникает возможность более успешно справляться с креативными задачами и задачами, требующими нестандартного подхода.
Однако еще одним важным аспектом, от которого зависит ваша производительность в течение суток, является хронотип. Хотя про большинство людей принято говорить, что они относятся к одному из двух типов: вечерние совы или утренние жаворки, большинство на самом деле представляет собой смешанный тип, названный «голубем». Люди голубиного хронотипа обычно не испытывают выраженных колебаний активности на протяжении всего дня и могут весьма эффективно выполнять задачи как утром, так и вечером. Определить свой хронотип можно, воспользовавшись специальными опросниками.
Дэниел Пинк советует составлять свое расписание, принимая во внимание хронотип и вид деятельности, которую необходимо осуществить. Вот пример идеального графика планирования, учитывающего биологические ритмы.
Примеры расписаний для разных хронотипов
| Жаворонок | Голубь | Сова | |
|---|---|---|---|
| Раннее утро | Аналитические задачи | — | — |
| Утро | Дела, в которых нужно произвести впечатление: встречи, презентации | Дела, в которых нужно произвести впечатление: встречи, презентации | Креативные задачи, дела, в которых нужно произвести впечатление: встречи, презентации |
| Утро до 11 часов | Принятие решений | Аналитические задачи, принятие решений | — |
| Предвечернее время и ранний вечер | Креативные задачи | Креативные задачи | Аналитические задачи, принятие решений |
Использование подходящих инструментов планирования
Для успешного планирования каждого дня стоит отобрать удобные инструменты, которые помогут организовать ваши задачи и управлять временем. Эксперты советуют использовать различные инструменты, такие как календари или приложения для заметок на телефоне, чтобы организовать свои дела и планы.
Календарь является одним из наиболее эффективных инструментов для планирования. Вы можете отмечать важные мероприятия, устанавливать напоминания и просматривать свои задачи на определенные дни. Это значительно упростит организацию и поможет не упустить важные дела.
Кроме календаря, вы также можете использовать заметки на телефоне или другие приложения, предназначенные для планирования. Создавая списки задач, определяя их приоритеты и отмечая выполненные задания, вы сможете более эффективно распоряжаться своим временем.
Пример использования подходящих инструментов планирования
Для наглядности можно привести простой пример. Вы можете создать таблицу с задачами на каждый день недели. В первом столбце обозначьте даты, во втором — конкретные задачи, которые необходимо выполнить. Для каждой задачи можно указать предполагаемое время выполнения и уровень приоритета. Такой подход поможет вам лучше организовать свое время и успешно завершить все намеченные дела.
| Дата | Задача | Время | Приоритет |
|---|---|---|---|
| Понедельник | Отправить письма | 1 | Высокий |
| Вторник | Подготовить презентацию | 2 | Средний |
| Среда | Составить отчеты | 3 | Высокий |
| Четверг | Провести встречу | 2 | Средний |
| Пятница | Подготовиться к презентации | 1 | Высокий |
Используйте подходящие инструменты планирования, чтобы эффективно организовывать свои дела и достигать поставленных целей. Не забывайте регулярно обновлять список задач и персонифицировать временные оценки для их выполнения. Только так вы сможете успешно планировать и управлять своим временем каждый день.
Учет рабочих и бытовых планов
Чтобы ваш план на день был эффективным, необходимо учитывать как рабочие, так и бытовые задачи, чтобы ничего не упустить и максимально повысить продуктивность.
Когда мы составляем список задач, часто сосредотачиваемся только на делах, связанных с работой или обязанностями. Однако не стоит забывать о бытовых заботах и планах, которые нужно также реализовать.
Таким образом, при планировании дня важно учесть как рабочие, так и бытовые задачи. Например, если у вас в планах есть срочный рабочий проект, но также необходимо приготовить обед и забрать детей из школы, следует грамотно распределить время и организовать свои дела, чтобы все успеть и избежать стресса из-за нехватки времени.
Рабочие планы:
1. Завершить текущий рабочий проект
2. Отправить электронные письма
3. Подготовить отчет
Бытовые планы:
1. Приготовить обед
2. Забрать детей из школы
3. Провести уборку в доме
Учет рабочей и бытовой нагрузки помогает более рационально распределить время и сделать день продуктивным. Таким образом, вы можете отправить отчеты и письма в утренние часы, а мероприятия, связанные с заботой о семье, запланировать на обеденный перерыв. Это поможет вам успешно совмещать рабочие обязанности с заботами о доме и родных.
Список задач
Первым шагом в разработке плана на день должен стать составление списка задач. В этот список можно включить не только деловые встречи, но и обычные домашние дела, такие как например, поход в магазин или мытье посуды.
Из имеющегося перечня дел обязательно выделятся первоочередные задачи. Вот несколько рекомендаций:
· Определите наиболее важные дела. Вы можете воспользоваться принципом Парето 80/20, суть которого заключается в том, что из десяти дел лишь два из них необходимо сделать в первую очередь.
· Оставшиеся задачи следует также распределить по уровню важности и приоритета.
· В вашем списке дел также можно выделить четыре основные категории: A — важные и срочные задачи (их необходимо выполнить в первую очередь), B — важные, но не срочные задачи (их нужно сделать в ближайшем будущем), C — срочные, но не важные (такие задачи откладываются на потом), D — не срочные и не важные задачи (эти asuntos можно устранить позднее).
Как работать со списком?
В процессе работы со списком задач стоит придерживаться двух основных принципов, соблюдение которых позволит вам сохранить контроль над распорядком дня.
Принцип №1: Список всегда должен быть на виду. Как только вы составили список, вы уже обозначили важные дела, которые необходимо выполнить в течение дня. Регулярно заглядывайте в список, чтобы сверяться с ним и напоминать себе о приоритетах задач. Это необходимо, чтобы не забывать о намеченных делах и видеть, какие из задач уже выполнены.
Принцип №2: Выполненные дела нужно удалять из списка. То, что вы уже завершили, не должно больше отвлекать вас, поэтому решенные задачи следует удалять. Кроме того, это создаст ощущение успешного прогресса и поднимет уровень вашей мотивации.
Метод 1−3-5
Этот подход напоминает метод Айви Ли, но подразумевает пирамидальную, а не линейную структуру дня. Смысл заключается в планировании на день всего девяти задач:
- Одну очень важную задачу (выполняем в первую очередь).
- Три менее важных задачи (выполняем во вторую очередь).
- Пять второго порядка задач (выполняем по остаточному принципу).
Задачи, которые не вошли в этот список, следует либо отменить, либо перенести на следующий день.
Метод 1−3-5 помогает избежать перегрузки делами, так как устанавливает жесткий лимит на количество задач, что позволяет более тщательно отбирать их и не хвататься за все подряд.
Однако у этого метода есть два ограничения. Во-первых, с его помощью нельзя планировать встречи и другие жесткие задания. Во-вторых, он не подходит тем, у кого много задач, и их количество исчисляется десятками.
Матрица Эйзенхауэра
Составляем список задач и сортируем их по критериям важности и срочности. Для сортировки в основном используется таблица из четырех квадрантов:
Сначала выполняются задачи из квадранта A (важные и срочные), а задачи из квадранта D решаются как можно позже. При этом необходимо уделить больше времени задачам из квадранта B и минимизировать время, затрачиваемое на задачи из квадранта C.
Метод Альпы
Этот метод, вероятно, является наиболее трудоемким из всех представленных в данной статье. Составление плана на день методом Альпы происходит в несколько этапов:
1. Составьте список задач на день. Оцените время, необходимое для выполнения каждой задачи, и подсчитайте их общее время.
2. Теперь подумайте, сколько времени у вас реально есть на выполнение этих задач. Рекомендуется выделить для реализации плана 60% доступного времени, оставшиеся 40% лучше оставить на непредвиденные дела и задачи.
3. Максимально подгоните свой первоначальный план под рассчитанное время, расположите задачи по их важности: так вы точно будете знать, какие дела нужно выполнить обязательно, а какие можно отложить и по возможности минимизируйте время на выполнение задач. Задачи можно упрощать, делегировать, переносить на следующий день или вовсе исключать.
Главное преимущество этого подхода — это наиболее эффективное использование каждой минуты. Метод подойдёт людям, у которых много дел и они испытывают хроническую нехватку времени.
Несколько советов
1. Сложное не значит эффективное. Может показаться, что чем сложнее техника, тем продуктивнее будет наш день.
Это не так. Часто простой метод Айви Ли оказывается более полезным, чем сложная техника Альпы. В некоторых ситуациях стоит вообще отказаться от планирования и воспользоваться методом единственной важной задачи.
2. К любой технике нужно привыкнуть. Если у вас сразу не получается — не стоит переживать. Все техники, представленные в этой статье, требуют кардинального изменения вашего подхода к планированию и выполнению задач. Если вы ранее не планировали день, вам понадобится время, чтобы адаптироваться и перестроить свое мышление.
3. Не используйте методы, которые вам не подходят. Некоторые способы планирования могут формально подходить вам, но при этом не соответствовать вашему характеру.
Например, людям с логическим складом ума метод Автофокус может вызывать раздражение, в то время как этой же техникой могут успешно воспользоваться те, кто не терпит самопринуждения и излишнего рационализма.
4. Не бойтесь адаптировать техники под себя. Метод у вас может легко трансформироваться в другой, и это вполне нормально. Вместо того, чтобы следовать предписаниям, сосредоточьтесь на том, чтобы получать пользу от методов планирования.
5. Не забывайте о своих целях. Важно, чтобы ваш план на день способствовал достижению поставленных целей. Если этого не соблюдать, то ваша жизнь превратится в бесконечную бесполезную рутину.
6. Не стремитесь за один день выполнить все. Это невозможно; в нашей жизни всегда будет множество дел. Часто достаточно решить лишь самые важные и актуальные задачи.
7. Планируйте время для отдыха. В плане на день обязательно должны быть предусмотрены перерывы и свободное время (см. Как правильно отдыхать). Регулярный и эффективный отдых — это залог сохранения работоспособности и здоровья.
