По сути, офис-менеджер представляет собой центральное звено в организации, которое связывает всех работников компании и отвечает за структурирование их деятельности, а также контролирует общее состояние рабочего пространства. Какие задачи стоят перед офис-менеджером?
Подробное описание работы офис-менеджера
Обязанности офисного менеджера могут варьироваться в зависимости от размера организации, её бизнес-модели и многих других факторов. Данный специалист должен быть готов оперативно решать множество разнообразных задач и обладать знанием множества специфических нюансов. Часто офис-менеджеры в компании тесно взаимодействуют с высшим руководством или акционерами, например, с советом директоров.
Основная задача офис-менеджера заключается в контроле за ежедневным функционированием организации, управлении подчиненными, мониторинге их работы, а также внедрении различных административных процедур и обеспечении выполнения офисной политики. Если вы работаете офис-менеджером в небольшом предприятии, то вам, возможно, придется сотрудничать с секретарями и личными ассистентами. Если же вы стремитесь развивать свои управленческие навыки, имеет смысл обратить внимание на вакансии в более крупных компаниях, где можно делегировать часть административных и секретарских задач.
Главные особенности специальности офис-менеджера
Существует ряд задач, которые входят в обязанности офисного менеджера:
- Процесс подбора кадров. Это включает в себя составление описания должностей, размещение объявлений о вакансии, проведение собеседований и непосредственно найм новых сотрудников.
- Управление оперативной деятельностью компании. Может включать администрирование и обслуживание офисов, где осуществляется активная бизнес-деятельность.
- Обработка входящей корреспонденции и обязательный ответ на телефонные звонки, поступающие от руководства.
- Проведение записи и отчетности для передачи важной информации членам совета директоров.
- Выполнение бухгалтерских функций и контроль за бюджетными расходами. Многие офис-менеджеры обязаны следить за определенными бюджетами или заниматься обработкой заработной платы своих сотрудников.
- Организация командировок и встреч для совета директоров.
- Подготовка и проведение мероприятий, которые имеют значение для бизнеса.
- Кураторство других сотрудников, чаще всего администраторов и секретарей.
- Разработка, осуществление и контроль за корпоративной политикой.
- Предоставление начальству необходимых отчетов и аналитических материалов.
- Контроль наличия канцелярских принадлежностей в каждом кабинете компании.
Если вы работаете офис-менеджером в крупной компании, где присутствуют несколько филиалов или офисов, вам может понадобиться перемещаться между различными подразделениями для эффективного управления этими объектами.
Важно отметить, что данный список не является исчерпывающим, поскольку он охватывает лишь основные функции, входящие в ответственность офис-менеджера.
Краткое описание
На работу офис-менеджера возложен значительный объем задач, поэтому он фактически выступает неформальным хозяином офисного пространства и выполняет функции помощника, а также делопроизводителя. В странах СНГ от таких специалистов редко требуют знания иностранных языков, но в крупных компаниях и международных организациях их могут обязать выполнять обязанности переводчика.
Специалисты этой области пользуются спросом как в малых, так и в крупных компаниях, так как они обеспечивают бесперебойную работу офиса, выполняя множество мелких, но в то же время критически важных задач. В обязанности офис-менеджера могут входить:
- закупка необходимых для работы товаров (канцелярия, средства для уборки, напитки и т.д.);
- контроль за поддержанием чистоты и порядка в офисе;
- ведение табелей учета рабочего времени;
- оформление пропусков и подготовка для деловых встреч;
- проверка состояния офисной техники и вызов специалистов для её обслуживания (ремонт, замена деталей и т.д.);
- мониторинг расходов на офисные нужды;
- административно-хозяйственное управление;
- прием и регистрация корреспонденции, её распределение;
- встреча гостей;
- ответы на звонки;
- организация корпоративных мероприятий, закупка подарков и ведение учета по сотрудникам;
- работа с документами и выполнение других задач.
Перечень задач, которые выполняет офис-менеджер, зависит от структуры офиса и уровня компании, где он трудится. В некоторых случаях его работа может ограничиваться только приемом звонков или обработкой корреспонденции, в других — необходимо выполнять все описанные обязанности и дополнительная просьбы руководства.
Плюсы и минусы профессии
Плюсы:
Получите полезную профессию, помогающую людям. Курс Эльмиры Давыдовой.
- Легкость трудоустройства.
- Работа офисного менеджера является отличным вариантом для студентов и недавних выпускников, стремящихся получить практический опыт и заполнить трудовую книжку.
- Опытные работники этой области могут рассчитывать на достойную заработную плату.
- Работа не сложная, но довольно интересная.
Минусы:
- Неопытные специалисты, как правило, получают минимальную зарплату.
- Работа подразумевает высокую степень ответственности и множество обязанностей.
- Руководство и коллеги зачастую могут обвинять офис-менеджера в недочетах, возникающих в процессе работы.
- Руководители могут загружать сотрудника личными запросами, что подразумевает необходимость совмещать основную работу с дополнительными поручениями, что не всегда бывает легко.
Что входит в обязанности офис-менеджера?
Все задачи офис-менеджера можно условно разделить на несколько ключевых областей:
- Управление офисом — включает коммуникацию с секретарями, администраторами, уборщиками, курьерами и другими сотрудниками, организацию брифингов, совещаний и творческих встреч, контроль соблюдения норм охраны труда.
- Администрирование — включает контроль за делопроизводством, распределение документов между отделами, прием и пересылка офисной корреспонденции.
- Хозяйственное обеспечение — это осуществление закупок, необходимых для функционирования офиса, таких как канцтовары, техника, а также чай, кофе и сладости для кофе-брейков и встреч с клиентами.
- Контроль — включает проведение инвентаризаций и проверок материальных ценностей, оценку состояния офисного оборудования и средств связи. Кроме того, в круг обязанностей может входить аттестация сотрудников.
- Отчетность — регулярная подготовка отчетов о выполненной работе для руководства.
Из-за широкого спектра обязанностей, к кандидатам на данную позицию предъявляются высокие требования. Эффективный офис-менеджер должен быть коммуникабельным, понимать основы менеджмента и документооборота, а также разбираться в правилах планирования и снабжения. Если вас интересуют секреты успешной карьеры в этой области, курсы офис-менеджера ЕШКО помогут освоить базовые навыки этой востребованной профессии.
Секретарь или офисный менеджер – кто действительно нужен руководителю?
Примечательно то, что функциональные обязанности офисного менеджера часто путают с секретарскими задачами, причем такое недопонимание встречается как у широкого круга людей, так и среди самих руководителей. Тем не менее, в отличие от менеджеров, секретари не наделены властными полномочиями и выполняют в основном техническую работу, сосредоточенную на организации труда своего прямого начальника.
В России многие компании зачастую размывают четкие границы между этими профессиями, называя офис-менеджера личным помощником руководителя. Но такой подход явно неверен — организация офисной деятельности не может быть полноценной, если человек, занимающийся этими вопросами, одновременно занимается задачами своего руководителя.
Заработная плата секретаря значительно ниже, чем у менеджера, и это немаловажно учитывать при поиске работы. Исходя из этого, принимая должность офис-менеджера, важно четко определить круг функций, избегая выполнения обязанностей личного секретаря. Необходимо настоять на том, что совмещение обязанностей нанесет вред офисной работе, поэтому руководителю следует выделить отдельного секретаря.
Однако, если офисный менеджер объединит функции помощника и секретаря с тем условием, что он в состоянии справиться с таким объемом — это может стать отличной возможностью запросить повышение зарплаты. Увеличение ответственности подразумевает и более высокое вознаграждение за труд в условиях, когда нанимать дополнительного работника слишком затратно — передать его обязанности ответственному сотруднику за скромную надбавку к зарплате станет хорошим способом оптимизации бюджета компании.
Кроме того, такое смешение ролей даст дополнительные шансы для демонстрации профессиональных качеств офис-менеджера, что может привести к укреплению связей с руководством и расширению набора навыков, например, можно получить должность референта, сочетая представительские, журналистские и аналитические функции, которые будут оцениваться на порядки выше, чем просто менеджерская работа.
Что должен знать и уметь офис-менеджер?
Офисный менеджер
С первого взгляда, кажется, что трудовая деятельность офис-менеджера не требует множества квалификаций, но на самом деле для успешного выполнения профессиональных обязанностей необходимо знать:
- основы делопроизводства и документооборота (для ведения деловой переписки, составления отчетов, приема и фиксации звонков и писем, подготовки документов для хранения);
- основные офисные программы (такие как Word и Excel);
- правила эксплуатации офисной техники (сканеров, принтеров, копировальных машин и прочего оборудования);
- методы планирования (если в обязанностях менеджера стоит финансирование закупок или контроль над работой сотрудников);
- основы менеджмента;
- методы управления человеческими ресурсами;
- методики административно-хозяйственной деятельности;
- основы экономики;
- психологию и конфликтологию;
- основы английского языка (что может быть полезным при взаимодействии с зарубежными партнерами);
- этику делового общения.
Как стать офис-менеджером?
Офисный менеджер
Некоторые компании не требуют наличия специального образования для районов, однако, предъявляют требования к навыкам, необходимым для эффективного выполнения задач.
Если ваши амбиции выходят за рамки текущей должности и вы стремитесь более активно развивать свою карьеру, вам стоит получить высшее образование в области менеджмента или пройти соответствующие курсы специализированной подготовки.
Наш учебный центр предлагает дистанционные курсы по подготовке профессиональных офис-менеджеров. В процессе обучения студенты осваивают основы делопроизводства и организацию административно-хозяйственной деятельности компании, изучают деловой этикет и методы решения конфликтных ситуаций, а также научаются контролировать рабочий процесс сотрудников и состояние офисной техники. Обучение длится 4 месяца, по завершении обучение предоставляется диплом установленного образца, что позволяет выпускникам сразу начать трудовую деятельность на должности офис-менеджера, даже в крупных компаниях.
Эта профессия является не только стартовой, но и важным шагом на пути к дальнейшей карьере, ведь во время выполнения задач в офисе у вас есть возможность глубже понять особенности функционирования бизнеса и приобрести ценный опыт работы.
